CLASSIFICAÇÃO no CALC - por CAMILA OLIVEIRA

Esta funcionalidade é utilizada para ordenar os dados da planilha com base na informação de uma ou mais colunas, extremamente útil para facilitar a análise dos dados ou apresentação do resultado. A utilização é simples.

Imagem 01 – Atalho Classificação

Há duas formas de fazer, a forma mais simples e imediata é acessar os botões do menu, são duas opções: a ordenação crescente e decrescente. Primeiro selecione uma das colunas, depois clique no tipo de classificação desejada. Pronto, os dados serão imediatamente ordenados.

Imagem 02 – Menu Classificação

A segunda forma é através do acesso pelo menu Dados – Classificação. Será exibida um menu com recursos mais avançado de classificação. É possível fazer a ordenação utilizando várias colunas com níveis diferentes e marcar algumas opções adicionais. Segue um breve passo a passo:

O primeiro passo é selecionar o intervalo de dados que será ordenado. Geralmente seleciono toda a tabela para manter a consistência da informação, mas caso seja necessário é possível ordenar apenas uma coluna. Acesse o menu, na opção Dados – Classificação para definir os critérios de classificação desejado.

Caso tenha esquecido de efetuar a seleção, não tem problema, o Calc exibirá uma mensagem sinalizando que não foi selecionada todas células da tabela e será dada a opção de Estender a seleção, manter a seleção ou cancelar.

Imagem 03 – Menu Classificação

Imagem 04 – Mensagem Alerta

Será exibido um menu que conterá duas abas para definir os parâmetros de ordenação:

Aba de Critério de Ordenação: nesta aba é possível definir três níveis de ordenação, ou seja, é possível selecionar várias colunas e classificar os dados seguindo a ordem das chaves. Na imagem 4 estabeleci três chaves todas com a opção de ordenamento crescente – caso deseje é possível alterar para decrescente, como resultado serão apresentados os dados de forma ordenada com base na primeira chave, se houve dados coincidentes, será ordenado com base na segunda chave e sucessivamente.

Imagem 05 – Aba Critério de Ordenação

Na aba de opções é possível adicionar alguns critérios adicionais à classificação, as opções são:

• Diferenciar maiúscula de minúscula na classificação;
• O intervalo contém rótulos de coluna – se não for marcado a primeira linha (ou coluna) também será ordenada. Por padrão fica pré marcado.
• Incluir formatos – preservar o formato atual das células, por padrão também fica selecionada.
• Ativar classificação natural – Esta função é para ordenar corretamente uma sequência do tipo A1, A2, A3, …, A10, A11, …, A20, A21. Por padrão a ordenação é feita verificando o primeiro caractere logo todos que começam com A, depois verifica o segundo caractere e terceiro ficando assim: A1, A10, A11, A2, A20 e etc. Com a flag ativa a ordenação fica mais natural desta forma: A1, A2, A3, …, A10, A11, …, A20, A21.
• Copiar resultados da classificação para: permite copiar a seleção para outro local pré-definido. Para usar esta função, antes de classificar os dados, acesse a opção Dados – Definir Intervalo, insira um nome para o intervalo, selecione o intervalo em si e depois clique na opção Adicionar. Ao voltar para o menu de classificação, será possível ver o nome do intervalo criado na relação abaixo da flag e ao clicar Ok os dados serão colados para lá.

Imagem 06 – Intervalo de Dados

Imagem 07 – Copiar Intervalo

• Ordem de classificação personalizada – É a possibilidade de criar uma lista personalizada de ordenação, como os modelos personalizados que já existe de dia da semana e mês. É possível inserir mais modelos personalizados acessando o menu LibreOffice – Preferência – LibreOffice Calc – Listas de Classificação, clique na opção Nova para inserir uma nova relação e depois em Adicionar.

Imagem 08 – Classificação Personalizada

Imagem 09 – Personalização Classificação

• Idioma – selecionar o idioma específico para ordenação.
• Direção – Este acredito ser o mais diferente, a direção em como o deverá ser feita a classificação. Normalmente classificamos de cima para baixo, esta é a opção padrão, mas também pode ser feito da esquerda para direita.

Texto Copiado na integra de  CAMILA OLIVEIRA

FILTRO NO CALC – POR CAMILA OLIVEIRA

A maioria das funcionalidades do LibreOffice tem um nome autoexplicativo, a função de Filtro não é diferente. A ideia é possibilitar filtrar os dados de um conjunto de tabelas, quando a relação de dados é extensa é um recurso bem útil. Como exemplo, é possível exibir o resultado de um município em meio a vários, tornando a visualização e análise mais simples.

Imagem 01 – Função Filtro Aplicada

Há três opções de filtragem: auto filtro, filtro padrão e filtro avançado. Para ter acesso selecione o intervalo de dados analisado (também conhecido com matriz) e acesse o menu Dado – Filtro e selecione uma das opções de filtro. Vamos a explicação de cada funcionalidade.

Imagem 02 – Menu

Filtro – Auto filtro

O auto filtro é uma das opções mais rápidas de filtro e também mais flexível. Ao selecionar a opção, automaticamente será criado no topo da matriz uma seta para seleção da informação a ser filtrada, ao clicar no combo (ou seta) será exibida uma caixa de diálogo com várias opções de filtro. Vamos as principais seguindo a ordem apresentada na Image 4.

Imagem 03 – Auto Filtro

• As duas opções iniciais são de classificação dos dados, pode selecionar na ordem crescente ou decrescente.
• O segundo bloco são opções predefinidas de filtros. A primeira opção de 10 primeiros resultados, exibi os maiores valores da coluna, só funciona com célula que possua números, a segunda opção é seleção dos dados vazios e, por fim, os não vazios.
• Filtro padrão é a segunda opção filtragem, explicarei a seguir.
• A relação exibida é a consolidação dos dados da coluna, desmarque a opção todos abaixo e selecione o resultado que deseja exibir, se quiser desmarcar ou marcar todas as opções utilize os botões ao lado de “todos”. Agora é só confirmar e os dados serão filtrados.

Imagem 04 – Detalhe Auto Filtro

Dica: Sempre que o filtro estiver ativo, a seta ficará marcada em azul, como exemplo da imagem 02. Quando se faz muito filtros e queremos desabilitar algum, esta é a melhor forma de localizar os valores filtrados.

Filtro – Filtro Padrão

A funcionalidade é utilizada para definir critérios de filtros preestabelecidos, ao clicar na opção de Filtro Padrão poderá ser definido condições para seleção das informações, algumas das condições são >, <, contém, termina com, entre outras, acredito que cada opção são autoexplicativas, então não irei me aprofundar. É possível adicionar vários parâmetros, a medida que for sendo adicionados novos, deve-se especificar o operador E ou OU. O E determina que o filtro deverá atender as duas condições e o OU determinar uma condição ou outra.

Imagem 05 – Filtro Padrão

Imagem 06 – Detalhe Condição

Para deixar mais claro segue um exemplo, se selecionar o estado = Bahia E com população >= 5000, serão exibidos todos os municípios do estado da Bahia com população de 5.000 pessoas. No caso do emprego do OU, será exibido os municípios do estado da Bahia ou os municípios de vários estados que tenham população >= 5.000.

Na parte abaixo das condições, clique em Opções para exibir critérios adicionais de seleção. São elas:

• Distinção entre maiúsculas e minúsculas
• Expressões Regulares, como a ajuda do LibreOffice define “Se a caixa de seleção Expressões regulares estiver selecionada, você poderá usar expressões regulares no campo Valor se a caixa de listagem Condição estiver definida em ‘=’ IGUAL ou ‘<>’ DIFERENTE. Isso também se aplicará às respectivas células designadas para um filtro avançado.”
• Sem Duplicadas – exclui os dados duplicados da seleção
• Copiar dados para – copia a seleção efetuada para algum outro da planilha.

Imagem 07 – Detalhe Opções

Filtro Avançado

Geralmente é o menos utilizado, mas é bem legal. Em resumo, com esta funcionalidade é possível definir critérios de seleção através de condições especificadas em uma tabela criada em outro local da planilha. O primeiro passo para definir um filtro avançado é definir a tabela com os critérios de filtros, copie e coloque a primeira linha da relação, depois especifique o que deseja ser exibido. A digitação das condições é livre, dependendo apenas do usuário, veja o exemplo na imagem 08.

Imagem 08 – Condição Filtro Avançado

No exemplo da imagem 08 foram especificados os seguintes critérios: ( UF = BA E NomeMunc = Dantas E População <20000 ) OU ( UF = Acre E NomeMunc = Bujari ) OU (UF = Rondônia E População > 5000). Fica bem mais claro na tabela! Este mesmo critério poderia ser aplicado no Filtro Padrão, mas seria bastante complicado detalhar toda a regra.

É importante entender que na tabela as condições na mesma linha são intercaladas com E, ex.: UF = BA ENomeMunc = Dantas E População <20000. E as linhas diferentes é intercalado com OU, ex: ( UF = BA E NomeMunc = Dantas E População <20000 ) OU ( UF = Acre E NomeMunc = Bujari )

Imagem 09 – Filtro Avançado – E e OU

Após feita a definição dos critérios, selecione a matriz (tabela com os dados), acesse o menu Dado – Filtro – Filtro Avançado. Na caixa “Ler os critérios de filtragem de” selecione a tabela elaborada. Ao clicar em Ok, automaticamente a tabela será filtrada com os critérios especificados. Bem legal, caso queiram alterar os critérios, modifique a tabela, selecione novamente Filtro Avançado.

Imagem 10 – Vincula Filtro Avançado

Imagem 11 – Filtro Avançado Aplicado

Dica: Uma vez realizado o filtro avançado, ao acessar o filtro padrão será exibido uma caixa com todos os critérios especificados aplicados.

Imagem 12 – Filtro Padrão com aplicação Filtro Avançado

Para finalizar, caso queiram deletar algum feito realizado, acesse o menu de Filtro e a opção de Redefinir o filtro. Tem também a opção de ocultar o auto filtro, que faz basicamente a mesma coisa.

Imagem 13 – Redefinir Filtro

FORMATAÇÃO CONDICIONAL - CAMILA OLIVEIRA

Ao final de uma análise de dados é interessante inserir uma marcação na coluna para sinalizar se o resultado é positivo ou negativo, uma excelente forma de fazer isso é através da formatação condicional. Como o nome da função diz, é possível formatar alguns resultados com base em algumas condições parametrizadas. Quando comecei a utilizar esta funcionalidade, os recursos eram bem limitados, agora ficou bem mais robusto e mais úteis. A utilização é relativamente simples, vamos ao passo a passo.

Selecione o intervalo que deverá ser incluso a formatação, pode ser uma tabela inteira, uma coluna ou intervalo aleatório, a ser definido pelo usuário. O uso mais comum é em colunas, irei utilizar esta forma como exemplo. Após a seleção dos dados, acesse o Menu – Formatar – Formatação Condicional. Será aberta uma caixa de diálogo da funcionalidade.

Imagem 01 – Formatação Condicional

É possível fazer vários tipos de formatação: todas as células, pelo valor da célula, condição da fórmula e condicional por data, estes três últimos são mais simples. Vamos passar por cada uma das opções, iniciando pelas três últimas e concluindo com a opção de condição por todas as células, que possui mais opções de formações.

Imagem 02 – Opções Formatação Condicional

Formatação – O Valor da Célula é

A formatação é realizada com base nos valores das células, ou seja, será possível incluir critérios para definir em qual valores será aplicada a formatação especificada. Uma vez feita a definição de intervalo, será aberto um combo para selecionar o critério (valor igual a, maior que, entre e várias outras opções), a caixa de formatação irá se ajustar para inclusão dos dados de acordo com a opção do critério.

Imagem 03 – Valor da Célula

Uma vez definido o intervalo e critério de formatação, efetue a seleção de estilo a ser aplicado. Há cinco opções de formatação preestabelecida, mas é possível adicionar novos estilos selecionando a opção “Novo estilo” (meio óbvio, mas é bom esclarecer).

Imagem 04 – Aplicar Estilo

Ao selecionar a opção de Novo Estilo, a caixa de seleção com as opções de Novo Estilo será aberta, desta forma é possível selecionar a formatação desejada a ser aplicada na célula.  O processo é simples, selecione as características que deseja aplicar, são várias – tipo de fonte, tamanho, cores e várias outras opções, no exemplo abaixo, selecione o formato da fonte Tahoma, tamanho 10, cor Azul e formato de porcentagem. Todas as alterações selecionadas ficam evidenciadas na aba Organizador, na parte “contém”.

Imagem 05 – Detalhe Contém

Caso deseje alterar ou excluir o estilo criado, acesse o menu Formatar – Estilos e Formatação. Será aberta uma caixa com todos os estilos criados onde é possível criar um novo estilo e modificar, ocultar ou excluir um existente. Selecione a opção modificar para abrir a caixa da imagem 05 novamente e alterar a formatação.

Imagem 06 – Estilos e Formatação

Imagem 07 – Detalhe Estilo e Formatação

Formatação – A fórmula é

Nunca utilizei esta função, tentei pesquisar mais detalhes, mas as únicas explicação que encontrei foi a da ajuda do LibreOffice: “Se selecionar A fórmula é como referência, insira uma referência de célula. Se a referência da célula é um valor diferente de zero, a condição verificará”. Tentarei obter mais detalhes, assim que consegui escreverei um post especifico sobre o assunto. Um vez estabelecido o critério, aplique o estilo conforme a opção anterior.

Formatação – A Data é

Esta função é aplicada para campos com data, neste caso é possível estabelecer o critério para aplicação da formatação condicional de acordo com as opções oferecidas. Depois selecionado, defina o estilo a ser aplicado, conforme explicado anteriormente.

Imagem 08 – Formatação Condicional Data

Formatação – Todas as células

Este tipo de formatação oferecem quatro opções de formatação: escala de cores com duas entradas, escala de cortes com três entradas, barra de dados e conjunto de ícones. Esta é a funcionalidade mais interessante, pois cria uma marcação com escala de cortes, barra ou símbolos dentre o intervalo de células selecionadas. Sem dúvida é a minha favorita.

Imagem 09 – Formatação Condicional Todas as Células

A função de escala de cores pode ser aplicada de várias formas: por valores, porcentagem, fórmula, mínimo, máximo e outras opções. Selecione o critério desejado e defina o valor desejado. Duas e três entradas funcionam da mesma forma, alterando a variação da escala de cores. Nas imagens abaixo dá para ver o efeito, apliquei na coluna população e mais abaixo fiz com 3 colunas.

Imagem 10 – Escala de Cores

Imagem 11 – Aplicação da Escala de Duas Cores

Imagem 12 – Aplicação de 3 escalas.

Imagem 13 – Planilha com Escala 3 entradas

A formatação de barra de dados cria uma escala nos valores selecionados, também há várias formas de fazer. É possível deixar a seleção automática, neste caso o sistema irá analisar os valores do intervalo selecionado e irá criar uma barra de acordo com o valor da célula em comparação aos demais. Caso queiram personalizar também é possível, pode-se definir valor, min, máx, percentual e outros. Clicando em mais opções é aberta uma caixa de diálogo para personalizar a exibição.

Imagem 14 – Barra de Dados

Imagem 15 – Opções de Critério

Imagem 16 – Resultado da Barra de Resultados

 Por fim, para concluir este longo post, tem a opção de inclusão de conjunto de ícones. Este é bem legal, é possível escolher entre vários ícones, inclusive pode ser até 5 ícones. Adotar símbolos facilita a visualização do resultado e torna a planilha mais eficiente. No exemplo optei por adotar os smiles 

Imagem 17 – Conjunto de Símbolos

Imagem 18 – Resultado Conjunto de Símbolos

Após a conclusão da formatação, caso queiram alterar algumas formatação acesse o menu Formatar – Formatação Condicional – Gerenciar. Nesta caixa é possível verificar todas as formatações criadas e efetuar as manutenções. Como de costume, deixarei a planilha utilizada como modelo em anexo para consulta.

Exemplo_Formatacao_Condicional.ods

Texto Copiado na integra de  CAMILA OLIVEIRA